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报表的查账方法与技巧:其他查证法(四)


 

   

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  统计抽样

  统计抽样是运用统计方法,从总体中随机抽取样本,并根据样本的特征来推断总体特征的一种抽样方法。  

统计样本

  (1)样本的设计

  围绕样本的性质、样本量、抽样组织方式、抽样工作质量要求所进行的计划工作称为样本设计。查账人员在设计样本时,应当考虑以下基本因素:

  ①审计目的;

  ②审计对象总体与抽样单位;

  ③抽样风险和非抽样风险;

  ④可信赖程度。

  ⑤可容忍误差

  可容忍误差是查账人员认为抽样结果可以达到审计目的而愿意接受的审计对象总体的最大误差。查账人员应当在审计计划阶段,根据审计重要性原则,合理确定可容忍误差。可容忍误差越小,所选取的样本量就应越大。

  ⑥预期总体误差

  查账人员应根据前期审计所发现的误差、企业经济业务和经营环境的变化、内部控制制度的评价及分析性复核的结果等来确定审计对象总体的预期误差。如果存在预期误差,则应当选取较大的样本量。

  ⑦分层

  分层是将某一审计对象总体划分为若干具有相似特征的级次总体的过程。 查账人员可以利用分层着重审计可能有较大错弊的项目并减少样本量。

  采用分层,总体可以按经济业务的重要性分层,也可按经济业务的类型等分层。 分层时,必须注意以下几点:

  a.总体中的每一抽样单位必须属于一个层次,并且只属于这一层次;

  b.必须有事先能够确定的、有形的、具体的差别来明确区分不同的层次;

  c.必须能够事先确定每一层次中抽样单位的准确数字。 分层主要适用于内部各组成部分具有不同特征的总体,分层除了提高抽样效率外,也可使查账人员能按项目的重要性、变化频率或其他特征而选取不同的样本数,且可对不同层次使用不同的审计程序。通常,查账人员应对包含最重要项目的层次实施百分之百的审查。

  例如:为函证应收账款,可以将应收账款账户按应收账款账户金额的重要性分层,分为三层,即账户金额在100000元以上的,在50000元到100000元以内的,50000元以下的。对应收账款账户金额在100000元以上的账户进行100%的函证。

  (2)样本的选取

  样本选取的方法有多种,查账人员应根据审查目的的需要、被审查单位实际情况、审查自身条件的限制等方面因素来具体加以选择,以达到预期的审查质量与效率。常用的样本选取方法有随机抽样、系统选样、货币单位选样、随意选样等方法。

  ①随机选样

  随机选样是指对审计对象总体内或每一层次内所有项目,以事先确定的机会来选取样本。

  ②系统选样

  系统选样是指首先计算间隔,确定选样起点,然后再根据间隔,顺序选取的一种选样方法。

  例如:查账人员希望采用系统选样法从4000张凭证中选出200张作为样本。首先计算间隔为20(4000÷200)。假定查账人员确定随机起点为100,则每隔20张凭证选一张,共选取200张凭证作为样本即可。如,100为头一张,则往下的顺序为80、60等,往上的顺序为120、140等。系统选样方法使用方便,并可用于无限总体。但使用系统选样方法要求总体必须是随机排列的,否则容易发生较大的偏差。所以在使用这种方法时,必须先确定总体是否随机排列,若不是随机排列,则不宜使用。

  ③货币单位选样

  货币单位选样。又称元单位选样。货币单位选样,是以审计对象总体的总额(元)作为抽样单位,以使每一金额单位有相同的被选取机会的一种选样方法。采用此种选样方法,能使查账人员有较大的可能选取金额较大的项目。其基本步骤如下:计算总体的货币价值总额(记为V)。 计算总体内项目的数目(记为N)。

  计算选样间隔(记W)。 w=V/N 在l到w之间随机选一个数码记为P. 选取包括第P元在内的第—项目,并继续选取的包括第(P±w)元在内的第二个项目,包括第(P土2W)元在内的第三个项目……直到按样本量选取完毕为止。 查账人员也可事先分层,将货币价值大于K的项目做l00%的审查,剩下的,再按上述方法选取。 货币单位选样的样本量可按以下公式确定:

  样本量:总体货币价值总额×风险系数/可容忍误差

  ①随意选样。随意选样不是考虑金额大小、资料取得的难易程度及个人偏好,以随意的方式选取样本。随意选样的缺点在于很难完全无偏见地选取样本项日。

  统计抽样审计

  (1)统计抽样审计的特点

  抽样审计法,简单说来,是对审计项目的一切单位,不作l00%的全面检查,而仅检查其中的一部分,从而推断全部情况的一种方法。 审计项目中的一切单位,称为总体; 从中抽出来的一部分单位,称为样本。 统计抽样审计法的要点,就是用概率论的原则和数量统计的方法,从总体中抽出一部分样本;而这一部分样本的特征,必须尽可能的反映总体特征,使审计工作以尽可能少的工作量取得尽可能大的成效。统计抽样审计法与判断抽样审计法(或称非统计抽样法)不同,后者有重点、有选择地抽查一部分样本;而前者是按概率论的原理,随机地抽查样本,这就是两种抽样审计法的区别所在。在统计抽样审计法下,要使样本的特征尽可能地反映总体的特征。最重要的问题就是样本的代表性有多大,反过来说。也就是有多少抽样误差的问题。如果要使样本有较高的代表性,或使样本误差较小。必须使抽样方法得当。

  (2)属性抽样审计法中的标准差和平均误差

  属性抽样法是通过抽查样本的某特征的发生率,来推断总体的这一特征的发生率。在审计实践中。主要是检查差错发生率。即从样本中查出差错发生率,来推断总体差错发生率,借以查明差错的类型、内容、发生的原因和影响等。这种方法曾在统计中得到广泛的应用,也可有效地应用于审计工作中。 属性抽样审计法服从二项分布的原则,即将总体为“有”某一特征或“无”某一特征为标志。例如,在投掷辅币时,只能有“正面”和“背面”两种概率,两者是相互排斥的。在属性抽样审计中,被审项目也只有“正确”和“错误”两种概率,两者也是相互排斥的,例如,在销售发票的检查中,如果差错率为2%,则正确率为98%(100—2%)。 由于两者是相互排斥的,我们可以二项分布的原则,以“1”来表示“有”这一特征(即差错发生率)的标志,而以“o”来表示“无”这一特征(即正确发生率)的标志。 根据“1”和“0”可以计算平均数和标准差。现在,用P代表“有”某特征的数量在总体中所占的概率,用(1一P)代表“无”某一特征在总体中的概率,这样,我们就可以用表达式来计算标准差和平均误差了。

  询问查证法

  询问,往往可以很轻松地找到一些重要线索或可疑之处,起到事半功倍之效。那么,怎样才能用好这个技术呢? 首先得适当选择询问的方式。询问方式的选择是查账人员与被询问人接触和交谈的形式,如果选择不当,不仅影响查询的效果,有时会使询问导入“残局”。如对有关违法乱纪现象的知情人的询问,安排在大庭广众之下的走廊上,人来人往,无人不知,知情人面对无数双投来的目光欲说无胆,后顾之忧甚重,怎么能够直言相告?再加查账人员在有关会议上要求被询问人提供违法乱纪者的作假证据,显然会造成会场“冷场”,无人应 答;所以查账人员采取查询法要善于发现和采用最佳的询问方式,追求最佳的询问效果。 一般的询问方式有:集体询问、小范围询问、个别询问。 集体询问指将众人集中于一处,采取会议式的群体询问的方法,它适用于以下情况:

  (1)调查了解一般的情况或查实普通问题,这些情况和问题是大家所周知的,无法回避和隐瞒的;

  (2)调查的情况和问题无需保密;

  (3)询问的内容不会招致当事人和行为人的打击报复,所以被询问人无后顾之忧,可以畅所欲言;

  (4)调查的结果不会令众人难堪,或造成反映情况人的不利影响和后果;

  (5)被询问人大多性情开朗,善于言谈,无语言障碍;

  (6)当众调查有利于启发思路,容易达到较好的询问效果。

  小范围询问指对二至三人进行查询取证,小范围询问既有别于集体询问,也不同于个别询问,它是分头对少数几人实施询问。

  其谈话的话题可以相对自由一些,气氛可以宽松一些;当然对询问的对象,查账人员要认真研究和选择;小范围询问适用于两三位被询问者之间无利害冲突,对某些问题有共同的认识,容易达到一致,或者共同参与和介入某些业务,但由于客观条件所限,对其认识的程度不甚全面,需要一起恢复回忆,还原事件的原有面目。如被查单位若于位群众写信举报本单位财务部门、采购部门少数人的不正之风,查账人员便可以采取小范围询问的方式,将写信的同志集中起来,有针对性地进行询问;又如被查单位发生了事故,当时现场目击者仅两三人,这是众所周知的,查账人员为了调查事故的起因和发生经过,可以采取小范围询问法。

  小范围询问法被询问者谈话具有很强的互补性,谈及的内容具有较好的延伸性,可以不受环境的限制,询问人和被询问人之间容易为通,对一些不善言辞的人也能起到较好的启发开导作用。 个别询问指查账人员对被查单位内外某一个人单独进行询问。个别询问给人的感觉有些不自在,被询问人总担心说错了什么,心理压力和防备是明显的,这种压力既来自于查账人员,也来自于被查单位的环境。所以查账人员应适当扩大个别询问的主题,这是既可增加信息资料的来源,又可减轻被询问人心理负荷的得力举措;其次,查账人员要注意询问的内容,一般以下事项宜采用个别询问:

  (1)询问的内容较为重要,不宜扩散,走漏了消息对查账工作的进展不利;

  (2)谈话内容涉及到对人和事的处理,对被询问人可能产生不利的影响和后果,可能招致威胁和损害,可能带来当事人的打击报复;

  (3)被询问人系为数不多的知情人,众人关注,其一举一动都可以产生牵一发而动全身的效果;

  (4)询问的内容属于需要保密的范围;

  (5)需要与当事人、知情人和其他相关人员对质的内容;

  (6)被询问人有语言障碍或不善于交际和言谈,或存在心理障碍,受到挫折后容易产生不良后果的;

  (7)需要查账人员引导和启发后,才能进入角色的;

  (8)有关违法乱纪活动的涉案人、参与人、知情人的调查、核实。 调查询问的方式可以因工作需要和案情发展而改变,但被询问的对象不能因为这一改变而穿梭出现于各类询问之中,同一被询问者不宜既出现于集体询问,又出现于小范围询问和个别询问;多次询问后调查的效果会呈现出递减之势。 询问方式确定之后,查账人员就要考虑如何选择询问场所,营造询问气氛,具体选择询问策略。询问场所的选择和询问气氛的营造虽是小事,但它对被询问者的心理和态度具有重要影响。

  查问人员应选择环境安静、光线明亮、空气新鲜的地点,如办公室、住所、庭院等作为询问场所,在询问地点应避免各种因素的干扰,如防止不断出现的电话铃声、不时有人来找、经常有噪声影响等;外来的干扰容易打断被询问者的思维,给其增加不安和烦躁,不利于询问工作的进行。

 

  询问查证法的技巧

  查账人员要营造良好的询问氛围,具体应在以下几个方面作出努力:

  (1)查账人员设问应和缓,不应急躁,让被询问人有轻松之感。以减轻其恐惧和压力;

  (2)查账人员设问的定位要准确,让被询问人迅速明白提问的意图,正确消化所提出的问题,便于其作出及时准确的回答;查账人员提出的问题要大小、详简适中,思路明确,用词得当,语言干练,条理清楚,顺序自然;

  (3)查账人员的态度应是诚恳而严肃的,能妥善处理与被询问人观点的分歧,冷静分析和对待被询问人的各种态度和表现;不要轻易打断被询问人的发言,让其自由表达其思想认识和所知悉的情况,即使是不甚正确的观点和不太准确的情节;对其再度发问应尽量在其发言完毕之后。查账人员为查证某些内容,可采取请其复述、核对查账人员陈述、重点说明等方式。

  (4)在遇到冷场的时候。查账人虽应耐心等待或谈一些与询问无关的事宜,以宽松其紧张的心态。同时唤起其记忆;也可以采取暗示的办法,巧妙地引出主题;也可以先行休息一下,调节一下气氛;发现被询问人有思想顾虑,应着力打消其疑虑,解除其思想疙瘩。

  (5)询问中查账人员要灵活运用询问技巧,采取多种设问技术,特别对知情人、当事人狡猾对抗、拒不说明情况和问题的时候,要以巧制“滑”,以静制动,以变应变,占据询问工作之主动,具体的对策有:

  ①巧设问。指通过巧妙地设计提问,让被询问的人放松警惕,误入查账人员布置的“圈套”之中;巧设问一般从“明处”人手,提出一些表面看来似乎很容易回答或简单、明摆的问题,但从其中容易暴露出其他问题或线索,容易引出其他话题,而这些询问的“副产品”正是查账人员所需要的,用其可以证明其他问题或事项,可能以被询问人之矛攻其盾,使其不能自圆其说,原先的说法不攻自破;

  ②对质。当两人或两人以上的询问说法不一致,且各执己见,莫衷一是时,最好的办法是对质,由不同观点者直接交锋;通过交锋,当事人或知情人各自陈述自己的看法和情况,容易排除细微末节和一些不正常因素的干扰,通过“筛选”得出最后结论;对质能有效地打消被询问人的侥幸和抵赖心理,打破其当面一套背后一套的嘴脸,从而迫使当事人和知情人说出事实真相;

  ③攻心。是对被询问人讲明厉害关系,从心理上战胜对方,攻破被询问人的心理防线,使之说出知道的全部实情;特别是询问之初,被询问人与询问人存在对立的情况下、被询问人不愿正面回答查账人员的问题,并且持有明显的对抗和防范情绪,这时查账人员取得询问进展的关键是打破这种“僵局”,所使用的武器是攻心术,查账人员可以动之以情;晓之以理。如被询问人有思想包袱,担心说清问题受到处理,查账人员应告诉其抵赖与狡辩是无济于事的,甚至适得其反,查账人员迟早会弄清事实真相,迟说不如早说,少说不如多说,说清问题,争取主动,否则思想的包袱会越背越重,对己、对家庭不利;再如被询问人讲哥们儿义气,而不愿说明实情,查账人员应说明以情义代替原则的危害性,或例举哥们儿出卖朋友的事实,劝告被询问人不必为所谓的哥们儿牺牲自己的前途,等等;通过攻心能够瓦解被询问人的对立和防范,取得意想不到的效果;

  ④开门见山。即单刀直入,直逼主题,先发制人,切中要害,在对方没有防备的情况下,猛攻其薄弱环节,使被询问人步步死守、转移视线、拖延时间的企图化为泡影,开门见山式的先发制人关键在于掌握好突击的“火候”,过早或过迟都会影响其效果;

  ⑤提示或暗示。当被询问人有意无意地中断回答,或打岔、转移话题或者不能回忆起所述事实的时候,查账人员适当的提示或暗示是必要的,适当的提示或暗示既说明查账人员已经掌握了基本证据材料,胸有成竹,同时又能较好地把握询问的方向,不使游离基本主题;提示或暗示的技巧在于,不让被询问人知道查账人员的底细和意图,不能让其知道查账人员已掌握的情况和线索;

  ⑥变向。在采取多种策略不能奏效的情况下,如果一味强攻,可能不能再有收获,这时查账人员退一步进两步,及时改变提问方式和方向。正面攻不下就侧面攻,改变一种提问的方式的主题,可能转移被询问人的视线,放松其警惕,而在其防守不严的侧面寻机发起进攻,在被询问人还没来得及构筑防线之前实施突破,往往能取得强攻所不能取得的效果。

  经济活动分析

  经济活动分析是指利用会计、统计等经济资料,对一定时期的经济活动及其经济效益进行比较、分析、评价,借以发现问题,查明原因,改善管理,提高效益的一种方法。 此法有时因指标本身可比性差而得出不正确的结论。因此在应用这种方法时,应特别注意对比指标的可比性,包括计算口径、计价基础、时间、单位等。

 

  比较分析法

  比较分析法是通过对相同经济内容的相关经济指标的对比分析,从中发现和查证问题的一种方法。采用这种方法时,应先将用价值反映的综合指标分解为各种具体因素,然后将这些具体因素及因素的不同指标进行对比,以观察各种变动的有利因素与不利因素,再查明各变动因素的变动情况及变动的原因。这种方法,按其指标表现形式不同,可以分为绝对数比较法和相对数比较法。

  (1)绝对数比较法 绝对数比较法,是通过经济指标绝对数的直接对比分析来衡量经济活动的成果和差异的方法。

  (2)相对数比较法 相对数比较法,亦称比率分析法或百分数比较法。是利用比率对比分析来说明相关项目之间的关系,测定财务状况及经济效益的一种方法。采用这种方法时,应先将需要对比的数值换算成比率,再从相关比率对比分析中,发现和分析存在的问题。

  因素分析法

  因素分析法是通过先把综合经济指标分解为相互联系的若干因素,然后分析这些因素对综合指标的影响程度,再查明其原因和责任的一种方法。运用这种方法便于对综合指标进行分析,从多种方法的因素中,找出最关键最本质的因素,为进一步详查提供审计依据。此法多用于经济效益审汁。因素分析法主要包括因素分摊法和因素替代法。

  (1)因素分摊法

  因素分摊法,是把综合指标分解为相互联系的若干因素,运用数学方法,按一定标准对这些指标所形成的差异进行分摊,以测定各因素差异对综合指标的影响程度,其作用与因素替代法相同。

  (2)因素替代法

  因素替代法,亦称连锁替代法。它是从数量上确定一个综合指标所包含的各个因素的变动对该综合指标影响程度的一种方法。采用这种方法时,应首先把综合指标分解为相互联系的若干因素,然后按照一定的顺序确定各个因素变动对指标变动的影响程度。在应用因素替代法时,必须正确进行指标分解,并确定替代顺序。替代顺序的确定,要从经济指标组成因素之间的相互关系出发,选定适当的条件,使分析结果具有客观性、有效性,能够明确区分经济责任,有利于加强计划管理和经济核算。

  推理分析法查证

  推理分析法可分为两种:

  (1)直接观察推理法

  是指审计人员通过直接进行观察,以感性经济为依据作出判断的一种方法。 如对现金进行突击盘点,根据盘点结果,得出的长余短少原因的判断,即属此类。  

  (2)间接观察推理法

  是指审计人员根据掌握的信息资料把许多原有的判断进行对比,从中作出新的判断的一种方法。 如进行违反财经法纪的专家审计时,对于被审单位的偷税漏税行为,就需要根据许多资料提供的信息,进行分析判断,才能做出新的结论。 审计人员必需善于搜集资料,掌握情况,思维敏捷,反复思考,全面观察,才能透过现象,抓住事物本质,才能做出正确的判断。

  非统计抽样

  非统计抽样法是指根据被审对象的实际情况进行判断,确定重点,有选择地抽查某些样本的一种抽查方法。 为了减少审计风险,在使用抽样审查时,必须慎重考虑,周密安排好抽查对象,应当注意解决好以下几个问题:

  (1)适用范围

  抽样法适用于工作基础比较好,内部控制比较健全的单位。一般应具备以下几个条件:

  ①被审查单位内部组织机构比较健全,干部素质较高;

  ②具有严格的经济责任制度和科学管理制度,并能认真执行;

  ③企业管理、会计基础工作比较好,会计制度比较健全;

  ④内部控制制度比较严格,能发挥监督作用。

  (2)抽查对象和抽查重点 在选定抽查对象,确定抽查范围之后,适当提出抽查重点:一般应着眼以下几个方面:

  ①选定比较重要的账户。如审计有无贪污舞弊的行为时,常以现金、银行存款和各种结算款项为重点;审查商业企业财务收支时,商品购销业务、商品库存及商品销售成本计算应当作为重点;

  ②详细审查金额较大的会计事项。但是,对金额虽不大。容易出现差错或弊端的会计事项也要进行抽查。

  ③抓住管理比较混乱的部门。企业单位往往存在内部管理水平不平衡,有些部门比较健全,内部控制制度也比较严密;有些部门不够健全,财产出入中管理手续不严,财产丢失严重,管理混乱,也应把它作为抽查重点。

  ④把握住各方面产生差错的时机。 一般来说,业务繁忙时容易产生差错。

  在对序时账记载的业务进行选择抽查时,可以平均抽查,如每季选一个月,每月选一个旬,每周选一日,也可采用单双日、单双同、单双月等抽查方法,为提高抽取样本的可靠性,可在业务繁忙的季节、月份、日期多抽查一些。

 

  变量抽样法

  变量抽样是对审计对象总体的货币金额进行实质性测试时所采用的抽样方法。 变量抽样法可用于确定账户金额是多少,是否存在重大误差等。 变量抽样法通常运用于: 审查应收账款金额; 审查工资费用; 审查交易活动,以确定未经适当批准的交易金额。 实质性测试时,一般采用单位平均估计抽样、比率估计抽样和差额估计抽样等变量抽样方法,这些方法均可通过分层来实现。

  (1)单位平均估计抽样 单位平均估计抽样是通过抽样审查确定样本的平均值,根据样本平均值推断总体的平均值和总值。这种方法适用范围十分广泛,无论被审计单位提供的数据是否完整、可靠,甚至在被审计单位缺乏基本的经济业务或事项账面记录的情况下,均可使用该方法。

  (2)评价抽样结果。 根据以上抽样结果,如被审计单位应收账款的账面价值为16140000,处于16217382~16041498间,则其应收账款金额并无重大误差。这时,查账人员就将估计的总体金额16129441元与16140000元之间的差额视为审计差异,在对会计报表发表意见时予以考虑,同时。建议被审计单位予以调整。 如抽样结果表明被审计单位应收账款的账面价值没有落入16217382元~116041498元之间,则查账人员应详细检查其应收账款,并加以调整。

  函证查证法

  函证法的技术要点在于:

  (1)选择函证的方法,即采用积极函证还是采用消极函证;

  (2)设计函证的格式和内容;

  (3)有关函证事宜的妥善处置。 函证方式的选择要根据查账工作的具体需要,凡是在账务资料上能查清的问题。能在被查单位内部弄清的问题就无需采取函证的形式。因为函证的信件往返需要较长的时间,有时可能石沉大海,有去无回,而查账人员事先对此无法确切把握,一旦函件出现阻碍就有可能延误查账的进程,因此查账人员不能对函证抱有十分把握,只有到非函证不可的地步,才组织实施函证。 函证的事宜要经过查账人员的讨论商议,一般情况下查账人员不得以个人的名义函证而只能经过查账小组组长同意后,以查账小组或委托机构的名义进行。

  函证所用的方式,应视查证的内容及其重要性而定,一般情况下,以下的内容宜采用积极函证法:

  (1)查账的事宜特别重要,对于弄清事实、查清问题有重要的作用,而查账人员对此存在很大疑义,但尚未掌握充分证据,需要通过函证提供有力而准确的资料依据。所谓重要可据以下特征来衡量:所查事项涉及较大金额,对查账目标的实现影响重大;所查账事项或业务事关重大,对查账项目的进展起关键作用;是查账项目取得突破的“瓶颈”,如果该问题不能突破,查账项目将功亏一篑;案件定性、定量所需要的重要事实、情节、数据金额、单据等。

  (2)经过对被查单位内部调查取证,几乎所有的查账程序和方法均实施后仍一筹莫展,通过函证可望取得新的证据材料,弄清有关事实真相。

  (3)应查证事项的发生、发展涉及到被查单位以外的许多人和事,其背景材料和有关的资料大多存于被查单位以外,而这些材料对查账工作不可缺少。

  (4)应查证事项与查账日相距甚远,在被查单位内证据材料已自然消失或中断,采用积极函证法有利于内部潜在的证据材料的恢复。

  (5)其他需要采用积极函证的情形。 除此之外的其他被查事宜,可以采用消极函证方法。消极函证法适用于对一般事项的查证。如是否存在信用期内的应收账款业务、与客户是否保持正常业务往来、税务结算有无拖欠、企业供货是否及时、市场营销是否平稳等等。消极函证发出一定数量的函证函,只有一部分被默认或回函质疑,便算达到发函目的;消极发函所取得的材料只能作为旁证材料,间接扩充或补充支持查账结论。函证函的设计要突出查账人员提出的问题,且易理解,便于回答,不至于导致误解和异议。 函证函的形式可以有多种,常见的形式是调查表格,但也可以是图表式和文字式。 回答问题的方式可以是说明式、是否式、填充式、打勾式等,但积极函证法下必须要留出空间给被调查人发表自己的意见,即部分采用说明式。

  函证函调查的内容

  函证函调查的内容应包括以下几个方面:

  (1)查账部门或单位的名称,即说明函证者主体的身份;如系审计机关,应写是“××审计机关函件”字样;如系税务部门,应写明“××税务局函件”字样,等等;

  (2)被函证单位和个人名称,单位应写明法定全称,个人应写明其所在单位或通讯地址;

  (3)函证的目的,要求证实的内容和提供的证据资料数据,此项内容应说明清楚,指向明确,写清应证实的业务名称、内容、经手人、涉及的人与事、发生的时间、数量规模、金额凭匪及其号码等等,并留有被函证人回答问题的空档;

  (4)函证的具体要求,包括回答的方式、内容、格式和复函的时间、回答人的签名、单位的盖章等;

  (5)其他礼貌之语;

  (6)发函单位的名称(盖章)、发函时间等; 函证函的格式设计各查账单位有所不同。没有统一的要求。

  查账人员在查账过程中,实施函证所涉及的基本点是:

  (1)尽量给予被函证者方便,给被函征人方便等于给自己工作带来方便,给对方越多的方便。同时也给自己收回函证的希望越大,所以查账人员既要考虑函证的总体设计的简明扼要。也要注意一些细微方面的处置,如是否在函证中附上回函的邮票,回函的信封是否已设计好(一般将函证反过来粘贴起来即可),回函信封上的收件人地址、邮编和收件人是否已注明,函证函中是否写明,谢谢合作“、”多谢支持“等礼貌之语等等;在函证中是否通知对方我方的电话号码的联络方法,是否要求对方提供电话和联络方法—一这对于以后查寻一些不明事项是十分必要和有益的;

  (2)为了保证函证的效果,有关函证的事宜应保密,避免由被查单位人员办理和参与有关函证的事宜,包括选择决定函证单位或个人、写函证函、函证函封口、投递、答复函的接收等,以防其窜改函件或从中舞弊掺假;

  (3)如果发现被查单位知悉查账人员调查的行踪,应采取补救措施,如增加函证单位或个人、改变函证内容、改用其他调查取证的方法等;在采取积极函证法下,规定的时间后仍未收到对方复函,也应采取一定补救措施,如可再度发函、亲自派员前往调查、委托有关部门和人员就地取证等;

  (4)对发函和收函工作应做好必要的记录工作,特别是对发函数量、单位、内容及经办人等信息,应排出编号、列出清单、载明时间,记录在案;如系逾期未收的积极函证函,采取补救办法的也应注明其措施的具体内容和实施情况;对已收到的回函应将其结果记人查账工作底稿,有时回函结果不甚满意的也应在底稿中说明。


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